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せとしんの方針

瀬戸信用金庫「内部管理基本方針」の制定について

瀬戸信用金庫は、信用金庫法第36条第5項第5号及び同法施行規則第23条の規定に基づき、当金庫の業務の健全性・適切性を確保するための態勢に係る基本方針を定めて、内部管理システムの整備を進め、その実効性確保に努めてまいります。

内部管理基本方針

瀬戸信用金庫

1. 理事及び職員等の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(職員等とは、職員及びパートタイマーをいう。以下同じ)

  1. (1) 法令等遵守の徹底を業務の健全性及び適切性を確保するための最重要課題の一つとして位置付け、「瀬戸信用金庫行動綱領」とこれに基づく「コンプライアンスの基本方針」及び「コンプライアンス統括規程」を定めるとともに、役職員等が遵守すべき法令等の解説、違法行為を発見した場合の対処方法等を具体的に示した手引書である「コンプライアンス・マニュアル」及びコンプライアンスを実現させるための具体的な実践計画を記した「コンプライアンス・プログラム」を策定する。
  2. (2) 法令等遵守に関する事項を一元的に管理する「コンプライアンス統括部門」を設置するとともに各業務部門及び営業店毎に「コンプライアンス担当者」を配置し、コンプライアンス統括部門との連携を図る。
    また、公益通報者保護の窓口として、コンプライアンス上疑義のある行為等を知った場合は、所属部署のコンプライアンス担当者に相談をする。ただし、相談等ができない理由があるときは、内部ホットライン及び外部ホットラインを設置し、それぞれコンプライアンス統括部門の管理者、外部相談窓口担当者(外部弁護士)に直接報告・相談等を行うことができる。
  3. (3) 内部監査部門は、法令等遵守態勢の有効性及び適切性について監査を行い、その結果を理事会に報告するとともに、必要に応じて被監査部門等の責任者に対し改善方法等の提言を行い、その実施状況を検証する。

2. 理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. (1) 理事会、経営会議、各種委員会の各議事録は、「理事会規程」、「経営会議規程」及び各種委員会規程に基づき作成し、適切に保存・管理する。
  2. (2) 理事の職務の執行に係る情報については、文書の保存、管理ならびに廃棄について定めた「文書保存規程」に基づき適切な保存及び管理を行う。
  3. (3) 理事及び監事は、これらの文書を常時閲覧することができる。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. (1) 適正な統合的リスク管理を実現するため、「リスク管理方針」ならびに「リスク管理規程」を策定し、リスクカテゴリー毎にそれぞれのリスク特性等に応じた管理要領等を策定する。
  2. (2) 当金庫全体のリスクを統合的に管理するリスク管理委員会を設置し、リスクカテゴリー毎の主管部署ならびに担当部署を定めて、リスク管理の実効性及び相互牽制機能を確保する。
  3. (3) リスク管理委員会は、原則として毎月1回開催し、緊急の場合、必要に応じ機動的に開催する。また、同委員会の審議結果は経営会議へ上申し、議事概要は理事会に報告する。
  4. (4) 内部監査部門は、リスク管理態勢の適切性・有効性を検証・評価し、その結果を理事会に報告する。
  5. (5) 大規模自然災害、重大なシステム障害及び風評リスク等緊急事態の発生時に生じ得る損害や影響を最小限に抑えるため、「大規模災害の緊急時対策」及び「信用不安時の危機管理等に関する規程」に基づいて役職員等の対応マニュアルを定め、平時より危機管理態勢を整備する。

4. 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. (1) 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保する体制の基礎として、理事会を原則として月1回開催するほか、必要に応じて臨時に開催するものとし、当金庫の経営方針及び業務戦略に関わる重要な事項については、予め代表理事で構成する経営会議において議論を行い、その審議を経て執行決定を行う。
  2. (2) 理事会は事業計画及び年度毎の業務運営方針を決定する。具体的な対応は経営会議、各種委員会及び担当理事等の判断に委ねる。
  3. (3) 理事会は、事業計画及び業務運営方針に関して各部門の現状分析、改善策等を担当理事もしくは部室長に定期的に報告させる。
  4. (4) 理事は、会員及び預金者等のステークホルダーの理解を得ることにより、当金庫の事業を効率的に運用するため、また、総代会制度等が有効に機能するよう、経営情報及び地域貢献活動等の開示を適時適切に行う。

5. 次に掲げる当金庫及びその子会社等における業務の適正を確保するための体制

  1. (1) 子会社等の取締役の職務の執行に係る事項の当金庫への報告に関する体制
    1. ① 当金庫の代表理事及び子会社等の代表取締役を構成員とする連絡会を定期的に開催し、経営上の課題等について協議するとともに、当該子会社等の取締役の職務執行の状況など経営上の重要事項に関する報告を義務付ける。当該報告を受けた代表理事は、その内容を必要に応じて理事会及び経営会議に報告する。
    2. ② 内部監査部門は、定期的又は必要があると認められるときは、法令等に抵触しない範囲において、当金庫及び子会社等のコンプライアンス及びリスク管理の観点から子会社等への監査を行い、その結果を経営会議に報告するとともに概要を理事会に報告する。
    3. ③ 当金庫及び子会社等における法令違反等の未然防止と早期解決を図るため、子会社等の取締役及び使用人においても、当金庫の公益通報統括部署及び外部相談窓口担当弁護士に対して直接通報を行うことができる「内部ホットライン」及び「外部ホットライン」を整備する。(使用人とは、社員及びパートタイマーをいう。以下同じ)
  2. (2) 子会社等の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
    1. ① 当金庫及び子会社等全体のリスク管理について規定するリスク管理規程を策定し、当金庫及び子会社等全体のリスクマネジメント体制を整備する。
    2. ② リスク管理規程において、子会社等のリスク管理体制を規定する。
    3. ③ 当金庫のリスク統括部門において、当金庫及び子会社等全体の各種リスクを統括して一元的に管理し、常時モニタリングする。
    4. ④ リスク管理委員会において定期的にリスク統括部門からモニタリングの結果等について報告を受けるとともに、当金庫及び子会社等のリスク管理体制に係る課題や対応策を協議する。
    5. ⑤ 子会社等において、リスク管理上重大な問題が発生した場合には、当該子会社等の代表取締役は、直ちにリスク管理委員長への報告を行うことを義務付け、当該報告を受けたリスク管理委員長は、リスク管理委員会を開催して対応を検討のうえ、当金庫において事案に応じた支援を行う。
    6. ⑥ 内部監査部門は、定期的又は必要があると認められるときは、法令等に抵触しない範囲において、当金庫及び子会社等のコンプライアンス及びリスク管理の観点から子会社等への監査を行い、その結果を経営会議に報告するとともに概要を理事会に報告する。
    7. ⑦ 大規模自然災害、重大なシステム障害及び風評リスク等の不測の事態により生じ得る損害や影響を最小限に抑えるため、当金庫が策定する「業務継続基本計画」を当金庫及び子会社等全体に適用させ、これを子会社等の取締役及び使用人に周知することにより平時より当金庫及び子会社等全体の危機管理体制を整備する。
  3. (3) 子会社等の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
    1. ① 子会社等の事業計画その他重要事項の策定にあたっては、子会社等の規模や特色等を踏まえつつ、当金庫の事業計画及び業務運営方針に準拠した内容としているかを子会社等管理部門において検証する。
    2. ② 子会社等管理部門において、子会社等における事業計画に基づく事業の実施状況を定期的に管理・検証し、必要に応じて理事会及び経営会議へ報告をする。
    3. ③ 子会社等管理部門及びコンプライアンス統括部門において子会社等の業務運営上の相談窓口を設けるとともに、子会社等からの求めがあるときは、個別の事案に応じて当金庫の役職員等のうち適切な人材を派遣する。
  4. (4) 子会社等の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
    1. ① 当金庫が策定した「信用金庫行動綱領」を子会社等のコンプライアンスの考え方の根幹とし、これを子会社等の取締役及び使用人に周知する。
    2. ② 子会社等に対し、その業態や規模、特性等を踏まえつつ「信用金庫行動綱領」に基づき行動綱領やコンプライアンスマニュアル等の策定を義務付ける。
    3. ③ 子会社等において業務の決定及び執行について相互監視が適正になされるよう、取締役会と監査役の設置を義務付けるとともに、当該子会社等におけるコンプライアンス責任者を配置させる。
    4. ④ コンプライアンス委員会が当金庫及び子会社等全体のコンプライアンスを統括するとともに、当金庫のコンプライアンス統括部門が子会社等に対してコンプライアンスに関する指導、監督等を行う。
    5. ⑤ 子会社等において業務の決定及び執行について相互監視が適正になされるよう、子会社等の非常勤取締役及び非常勤監査役を当金庫の理事が兼務する。
    6. ⑥ 子会社等の取締役及び使用人を対象とし、当金庫のコンプライアンス統括部門の担当者によるコンプライアンス研修を定期的に実施することにより、コンプライアンス意識の醸成を図る。
    7. ⑦ 内部監査部門は、定期的又は必要があると認められるときは、法令等に抵触しない範囲において、当金庫及び子会社等のコンプライアンス及びリスク管理の観点から子会社等への監査を行い、その結果を経営会議に報告するとともに概要を理事会に報告する。
    8. ⑧ 当金庫及び子会社等における法令違反等の未然防止と早期解決を図るため、子会社等の取締役及び使用人においても、当金庫の公益通報統括部署及び外部相談窓口担当弁護士に対して直接通報を行うことができる「内部ホットライン」及び「外部ホットライン」を整備する。
    9. ⑨ 子会社等においてコンプライアンス上重大な問題が発生した場合には、当金庫が設置するコンプライアンス委員会において、子会社等の代表取締役を交えて今後の対応の方向性や未然防止策等について協議する。

6. 監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項

  1. (1) 監事は、監査業務の実効性を確保するため、その職務を補助する職員の配置を求めることができる。
  2. (2) 監事がその職務を補助すべき職員の配置を求めた場合は、当該業務等を十分検証できる能力を有する者を配置する。

7. 監事の職務を補助すべき職員の理事からの独立性に関する事項

  1. (1) 監事の職務を補助すべき職員の人事に関する事項については、予め監事に同意を求めることとする。
  2. (2) 監事の職務を補助すべき職員に対する業務遂行上の指示命令権は、監事に移譲されるものとし、理事の指揮命令を受けないものとする。

8. 監事の職務を補助すべき職員に対する指示の実効性の確保に関する事項

  1. (1) 監事の求めに応じ、監事と事前協議のうえ、その職務を補助すべき職員を配置する。
  2. (2) 当該職員の人事異動及び考課等の人事権に係る事項や当該職員の懲戒処分の決定については、予め監事に同意を求めることとする。
  3. (3) 監事の職務を補助すべき職員は当該監査業務に関して監事の指揮命令のみに従い、理事の指揮命令を受けないこととする旨を理事会規程に設ける。

9. 次に掲げる監事への報告に関する体制

  1. (1) 理事及び職員等が監事に報告をするための体制
    1. ① 監事は、理事会のほか経営会議、コンプライアンス委員会、リスク管理委員会など経営の業務執行にかかわる重要な会議に出席し、報告を求めることができる。
    2. ② 監事は、業務執行に関する事項について、必要に応じ理事及び職員等に対して説明を求めることができる。
    3. ③ 理事及び職員等は当金庫もしくは子会社等に著しい損害を及ぼす事実等、当金庫に重大な影響を及ぼす事項について、速やかに監事に報告を行う。
  2. (2) 子会社等の取締役、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が監事に報告をするための体制
    1. ① 当金庫及び子会社等の役職員等が、法令、定款違反又はその可能性のある事実を発見した場合や当金庫又は子会社等に著しい損害を及ぼす可能性のある事実を発見した場合には、当金庫の内部及び外部ホットラインを利用することにより、直ちに監事又は内部及び外部ホットラインの担当部門へ報告を行うよう義務付ける。なお、当該担当部門に当該報告がなされた場合にあっては、当該担当部門は直ちに監事への報告を行うこととする。
    2. ② 監事は、当金庫及び子会社等の役職員等に対して、その職務において必要な事項の報告を求めることができるものとし、その要請を受けた者は、当該監事に対して速やかに適切な報告を行うことを義務付ける。
    3. ③ 監事は、その職務において必要な範囲において、当金庫及び子会社等の業務執行に係る重要な書類を閲覧できるほか、必要に応じて担当部門に説明を求めることができる。
    4. ④ 当金庫の監事及び子会社等の監査役を構成員とする監査連絡会を定期的に開催し、相互に監査の状況等について情報交換をすることにより、当金庫及び子会社等全体の監査の充実・強化を図る。
    5. ⑤ 当金庫の内部及び外部ホットラインの担当部門が監事に対して、内部通報の状況等(監事に直接通報された事項を除く)について、定期的に報告を行うよう義務付ける。

10. 監事への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  1. (1) 当金庫の内部及び外部ホットラインを利用して、監事への報告を行った者が当該報告をしたことを理由として、不利な取扱い(人事異動や考課等の人事権に係る事項のほか、嫌がらせの言動などの報復措置等の一切を含む)を行うことを禁止し、これを公益通報者保護管理規程に定めたうえで当該規程の内容を当金庫及び子会社等の役職員等に周知する。
  2. (2) 上記の報告を行った者の職場環境が悪化しないよう適切な措置を講じる。
  3. (3) 公益通報者保護管理規程において、監事への報告については、匿名で行うことを認めるとともに、その報告を行った者の個人情報及びその報告内容を開示してはならない旨を規定する。
  4. (4) 上記の報告を行った者に対して不利な取扱いを行った者がいた場合には、公益通報者保護管理規程や就業規則等に則り厳格な処分を行う。

11. 監事の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

  1. (1) 監事が監査費用の前払いや償還に係る請求をしたときは、当該請求に係る費用又は債務がその職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
  2. (2) 不祥事発生時等において、監事が外部の専門家(弁護士、公認会計士等)を利用することを請求した場合、当該請求がその職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、その費用を負担する。
  3. (3) 当金庫の経営計画及び監事の監査計画等に基づき、毎年、一定額の監査費用に係る予算を計上することとし、その額の決定にあたっては、あらかじめ監事の同意を要するものとする。
  4. (4) 監事が監査費用の前払いや償還に係る請求をしたときは、上記予算額を超過する場合であっても、その職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、速やかに費用又は債務を処理する。

12. その他監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. (1) 監事は、監事会規程及び監事監査基準に基づく、理事会その他重要な会議への出席、及び内部監査部門、コンプライアンス統括部門、会計監査人、子会社等の監査役との緊密な連携を通じ、監査を実効的に行う。
  2. (2) 監事が独自に意見形成するために、外部専門家を活用する体制を確保する。
(方針の改廃)

この方針の改廃は、理事会の決議による

2 本方針は毎年見直し、必要に応じて改訂する。

(附則)

平成20年12月1日 制定

平成27年8月1日 一部改正